O que a Instituição Local oferece? Quais são as coisas fundamentais a serem feitas?
Programação . Uma programação, ou plano de trabalho, poderá ser elaborada em uma planilha, indicando as tarefas e atividades, datas previstas de realização e as responsabilidades da Instituição Local e da Instituição de Cooperação. Incluímos informações relacionadas a: reuniões do Comitê Diretivo (projeto, viagem, avaliação, plano para o próximo ano), participantes (seleção, informações enviadas, inscrições, notificação, apresentações), relações públicas (anúncios em jornais, informes, malas diretas, desenvolvimento de sites web, apresentações), avaliação (formação, complementar, recomendações, acompanhamento) e Relatório Final.
Acordos . Existem acordos essenciais que deverão ser estabelecidos antes da viagem internacional. Por exemplo, quais são os desdobramentos legais de um programa como esse? Quais tipos de acordos deverão ser estabelecidos pela Instituição Local e pela Instituição de Cooperação, incluindo acordos das entidades legais dentro de cada organização?
Anúncio da experiência de desenvolvimento profissional . Ambas as Instituições deverão disseminar informações sobre oportunidades para os educadores daquele país. Isso implica envolvimento e tempo. A fase de anúncio, disseminação e relações públicas inclui as atividades a seguir: atualização das informações no site da web, envio de malas diretas às organizações e pessoas apropriadas, distribuições de e-mails às organizações solicitando a postagem de informações em sites da web e listas de distribuição (listservs), comunicação de anúncios em publicações e desenvolvimento de folhetos a serem distribuídos em diversos encontros.
Atividades essenciais . O Study Abroad Office na North Carolina State University (NCSU) forneceu informações sobre seu planejamento prévio e suas experiências no trabalho com estudantes universitários em viagem no exterior. Fomos orientados por suas sugestões e protocolos desenvolvidos para os estudantes. Apesar de estarmos trabalhando com professores, muitos itens similares devem ser tratados: formulários de inscrição, vistos, passaportes, crédito universitário, pagamento, vacinações, formulários médicos, seguro, itens de segurança, orientações do Departamento de Estado e formulários de isenções legais. Muitas dessas atividades são específicas de cada país e deverão ser tratadas anualmente, pois estão sujeitas a mudanças. Por exemplo, fornecemos uma carta a cada participante a ser apresentada quando da solicitação de visto para entrar no Brasil. Essa carta deverá ser renovada a cada ano, pois é válida somente para o ano específico. A garantia de que o formulário de inscrição do participante contenha tudo o que é necessário constitui um desafio.
Esses formulários estão agora disponíveis na Internet e o processo de inscrição foi consideravelmente abreviado com essas mudanças tecnológicas. Se o solicitante não tiver acesso a computadores, os formulários podem ser impressos e enviados. O fornecimento de uma lista de verificação dos itens necessários com as datas de envio será útil para garantir que todas as informações necessárias sejam submetidas em tempo oportuno. Um exemplo de lista de verificação pode ser visto na Figura 4 abaixo.
Você:
1. Fez a sua reserva? Enviou o formulário de inscrição + taxa até essa data ___ para:
2. Efetuou o pagamento? O pagamento total vence em:__ às __ , ou no momento da reserva, se esta for efetuada com menos de 90 dias de antecedência (se houver espaço disponível). Efetuou seu pagamento via transferência eletrônica (pelo seu banco pessoal) para:
3. Efetuou sua reserva aérea? Os custos da viagem e de ___ não estão inclusos na taxa do seminário. Providencie sua viagem em qualquer agência de viagens, ou reserve com _____.
4. Você solicitou o Crédito Universitário? A solicitação do crédito educacional deverá ser efetuada no momento do registro. Anexe o formulário de crédito encontrado no site da web ____. |
Figura 4 . Lista de verificação dos itens necessários.
No outro país . Existem alguns passos a serem seguidos no outro país. Por exemplo, fornecemos nomes e informações dos viajantes, datas específicas e objetivos via e-mail à Embaixada dos EUA no país para o qual estaremos viajando. Tópicos de segurança pessoal e patrimonial têm se tornado cada vez mais importantes no mundo atual. Cada país tem diretrizes e sugestões específicas para os participantes. Cada participante tem um telefone celular, sabe como utilizá-lo e armazena os números de telefones a seguir em seu aparelho: embaixada, Instituição de Cooperação, telefones locais de emergência, companhia aérea e telefones de contato dos outros membros do grupo de viagem.
O que a Instituição de Cooperação oferece no outro país?
A implementação de todo o programa de convivência de 15 dias é responsabilidade da Instituição de Cooperação. Após o planejamento e a organização da programação, a realização dos itens planejados é um grande feito. O cuidado com todos os pequenos detalhes constitui um enorme desafio. Queremos que os participantes fiquem satisfeitos com os resultados. Trabalhamos em conjunto com o pessoal de Cooperação para obter ótimos resultados.
Dependendo do país no qual você trabalha, orientações serão fornecidas no aeroporto para a utilização de táxi, ônibus ou metrô até o hotel onde ocorrerá o encontro. Em nosso caso, a equipe foi buscar os participantes. É maravilhoso desembarcar de um vôo em outro país e ser recepcionado por alguém que sabe exatamente o que fazer, aonde ir e como chegar lá. As providências relativas à hospedagem, refeições, permanência e participação são tomadas pela Instituição de Cooperação. Uma sala separada para a condução das reuniões e um local para os palestrantes deverão ser providenciados antes da chegada. Uma lista com os suprimentos necessários para a convivência é enviada antecipadamente para a Instituição de Cooperação. Um computador por pessoa estará disponível para utilização dos participantes. Em 2008, cada pessoa trará seu próprio laptop com o software específico já instalado. As refeições são programadas para toda a semana; locais representativos são escolhidos para a vivência em lugares diferentes e a degustação de comidas diferentes.
Transporte . A Instituição de Cooperação providenciará motoristas, vans, carros ou ônibus conforme a necessidade. Um kit de primeiros socorros estará disponível o tempo todo. Os telefones celulares serão utilizados na comunicação entre os líderes e o transporte.
Palestrantes . Os palestrantes deverão ser avisados antecipadamente. Eles precisam conhecer as expectativas, qual o tempo disponível para a palestra, o que oferecer aos participantes, se a apresentação será feita em inglês, com um intérprete, ou se ela será conduzida no idioma local. Aprendemos que é mais útil que o palestrante faça sua apresentação incorporando transparências, slides de PowerPoint e gráficos em inglês. Um CD é fornecido a cada participante, juntamente com uma cópia impressa da apresentação, para facilitar ainda mais a compreensão. O fornecimento desses componentes tecnológicos facilita o processo de ensino e aprendizagem.
Equipe da instituição de cooperação . Será útil se a equipe entender o idioma inglês, pois a comunicação com os participantes será bastante facilitada. Algumas vezes, essa é uma tarefa difícil. De forma similar, os participantes devem entender que somente o fato de alguém acenar com a cabeça concordando não significa que ele(a) entendeu totalmente as implicações dos comentários! A miríade de detalhes adicionais, como o fornecimento de selos ou carimbos, chamadas telefônicas, cópias de passaportes, conversão de câmbio, faz parte do suporte da organização de cooperação. Às vezes, essas tarefas parecem intermináveis.
